Администрация Ленинградской области

 

Структурное подразделение осуществляет следующие функции:

1. Организация делопроизводства в комитете, в том числе с обращениями граждан, с документами с грифом «ДСП».

1.1. Приём и учёт (регистрация) входящих служебных документов и обращений граждан в системе электронного документооборота.

1.2. Приём и учёт (регистрация) служебных документов с грифом «ДСП» в журнале регистрации.

1.3. Ежемесячная проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования».

1.4. Ввод в электронную систему электронного документооборота информации о движении документов.

1.5. Выдача в соответствии с указаниями (резолюцией) председателя комитета (или первым заместителем председателя комитета) документов и материалов работнику, назначенному ответственным за работу с ними (исполнителю).

1.6. Учёт (регистрация) исходящих служебных документов комитета, ответов на обращения граждан, обеспечение их доставки для отправки адресатам через почтовое отделение или передача через сектор служебной корреспонденции управления делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

1.7. Рассмотрение в установленном порядке писем, обращений граждан и юридических лиц.

1.8. Организация ознакомления государственных служащих комитета с документами по кадровым вопросам, поступающим в комитет, в соответствии с резолюцией председателя комитета.

1.9. Разработка правил, положений, методических пособий, правовых актов по вопросам делопроизводства комитета.

1.10. Учёт (регистрация), хранение приказов комитета и документов к ним.

1.11. Учёт (регистрация) и хранение распоряжений комитета.

1.12. Приём (регистрация) проектов нормативных правовых актов Ленинградской области в системе электронного документооборота Ленинградской области «Модуль согласования проектов правовых актов системы электронного документооборота Ленинградской области», поступающих в комитет на согласование.

1.13. Учёт (регистрация) проектов правовых актов Ленинградской области в системе электронного документооборота Ленинградской области «Модуль согласования проектов правовых актов системы электронного документооборота Ленинградской области», разработчиком которых является комитет.

1.14. Разработка и оформление графика личного приёма граждан должностными лицами комитета.

1.15. Еженедельный мониторинг исполнительской дисциплины работы в системе электронного документооборота, доведение итогов мониторинга до первого заместителя председателя комитета, заместителей председателя комитета по курируемым направлениям работы.

1.16. Еженедельный мониторинг исполнения поручений Губернатора Ленинградской области.

1.17. Консультирование работников по вопросам делопроизводства.

1.18. Организация работы по предоставлению устных консультаций жителям Ленинградской области по единому социальному телефону комитета.

1.19. Формирование предложений в Календарный план основных мероприятий органов исполнительной власти Ленинградской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, Законодательного собрания Ленинградской области и Избирательной комиссии Ленинградской области на месяц.

1.20. Формирование предложений в Тематический план основных мероприятий Правительства Ленинградской области на очередной квартал года.

1.21. Формирование предложений в Календарный план основных мероприятий Правительства Ленинградской области на следующий год.

1.22. Планирование мероприятий, проводимых комитетом, в системе электронного учёта планирования «Microsoft Outlook».

1.23. Оформление сводной заявки от структурных подразделений комитета на подписку периодических изданий.

1.24. Обеспечение работы коллегии комитета:

• Подготовка планов коллегии на год.
• Подготовка плана подготовки заседаний коллегии.
• Подготовка материалов для членов коллегии и приглашённых на заседание.
• Ведение протокола коллегии.
• Оформление материалов коллегии и их размещение на официальном сайте комитета.

1.25. Обеспечение работы общественного совета при комитете по социальной защите населения Ленинградской области.

1.26. Организация подготовки и оформление документов о награждении Благодарностью и Почётной грамотой комитета по социальной защите населения Ленинградской области.

1.27. Организация подготовки и оформление документов о награждении, представление их в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области.

1.28. Организация подготовки и оформление документов о представлении к награждению Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

1.29. Организация подготовки ежегодного графика отпусков и осуществление контроля за его исполнением.

1.30. Организация работы по подготовке и проведению аттестации и квалификационных экзаменов государственных служащих комитета.

1.31. Ведение табеля учёта рабочего времени работников комитета.

1.32. Организация подготовки и проведения награждения на областном празднике, посвящённом Дню социального работника.

1.33. Организация работы по проведению первого этапа конкурса «Лучший госслужащий Ленинградской области»

1.34. Обеспечение учёта и сохранности документов, образующихся в деятельности комитета, подлежащих постоянному и долговременному срокам хранения:

• Подготовка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел комитета, согласование номенклатуры дел с архивным управлением Ленинградской области.
• Ведение, формирование и хранение дел в соответствии с утверждённой номенклатурой.
• Обеспечение хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, составление сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения (по личному составу) на основании описей дел структурных подразделений комитета (спустя два года завершения их делопроизводством), подготовка и передача архивных дел в государственный архив, составление отборочных актов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения в установленном порядке.
• Составление отборочных актов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения, в установленном порядке.

2. Организация мероприятий по информационной открытости комитета.

2.1. Организация работы официального сайта в соответствии с требованиями Федерального закона от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», постановления Правительства Ленинградской области от 15 ноября 2013 года № 411 «Об утверждении перечня информации о деятельности органов исполнительной власти Ленинградской области, размещаемой в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», сроков ее размещения и актуализации».

2.2. Введение новых разделов, подразделов, их размещение на официальном сайте на основе заявок структурных подразделений комитета.

2.3. Размещение актуальной информации на официальном сайте комитета на основе заявок структурных подразделений комитета.

2.4. Подготовка аналитической информации по рассмотрению обращений граждан.

3. Организационно-техническое обеспечение деятельности комитета.

3.1. Осуществление работы по учету материально-технических средств, составление заявок на материально-техническое обеспечение деятельности комитета, за исключением компьютерной техники.

3.2. Организация и участие в мероприятиях, проводимых комитетом.

3.3. Учёт, выдача исполнителям бланков, печатей и штампов.

3.4. Обеспечение выполнения множительных работ.

3.5. Ведение журнала учёта проверок комитета.

3.6.  Обеспечение координации и взаимодействие с ЛО ГУП «Недвижимость» по вопросам функционирования занимаемых комитетом помещений.

3.7. Осуществление контроля за выполнением правил пожарной безопасности сотрудниками комитета.

3.8. Обеспечение координации и взаимодействия с ГУП «Автобаза Правительства Ленинградской области» по вопросам использования автотранспорта для реализации полномочий комитета.